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Le temps passe si vite et malgré qu’on puisse sentir que la fin de l’année scolaire n’était que la semaine passée, une nouvelle débutera sous peu! Assurez-vous que votre campagne soit prête à temps pour la rentrée scolaire avec 4 conseils que nous aimerions partager avec vous.

1. Préparez des bons de commande papier

Pour les administrateurs dont leur groupe utilise des bons de commande papier, cette première étape est très facile et rapide à compléter. Elle consiste à avoir les bons de commande papier prêts, afin de pouvoir les distribuer aux élèves qui eux, les donneront à leurs parents. Pour cela, connectez-vous et téléchargez les bons de commande, imprimez-les et distribuez-les! Si vous communiquez avec les parents par courriel ou par toute autre plateforme web, vous pouvez même les envoyer directement.

En utilisant ces bons, vous serez en mesure de gérer les commandes plus facilement en gardant un œil sur qui a commandé quoi et n’oubliez pas de récupérer l’argent en même temps que les bons avant de placer une commande en ligne! Lorsqu’elles sont reçues, vous pouvez distribuer les cartes-cadeaux aux élèves selon leur commande respective.

2. Préparez une fiche d’information

Cette étape est importante et essentielle, puisque les parents ont besoin de savoir pourquoi et comment des dons seront amassés. Ils ont besoin d’être informés sur la cause pour laquelle ils lèveront des fonds, afin d’être vraiment impliqués. Pour cela, préparez une fiche d’information expliquant comment FundScrip fonctionne, comment les dons seront utilisés et mentionnez tout autre information pertinente, comme vos coordonnées de contact.

3. Gardez-les au courant du progrès de la levée de fonds

Gardez les parents impliqués en les tenant régulièrement au courant du progrès de la campagne. Informez-les du montant amassé afin qu’ils puissent suivre le progrès et qu’ils puissent voir l’impact de leur contribution. Vous pouvez motiver vos membres en les tenant au courant avec une affiche FundScrip. De plus, il est bien de montrer au groupe les meilleurs membres contributeurs afin de maintenir cette motivation.

Préparez vos outils de communication : cela peut être une infolettre hebdomadaire par courriel, un bulletin papier mensuel, ou tout autre moyen de communication. Assurez-vous d’avoir le design prêt et d’établir la fréquence et le canal de communication pour lesquelles vous opterez avec les parents. FundScrip a un outil à votre disposition sur le site d'administration de groupe. C'est une fonction de diffusion de groupe qui peut être utilisé afin de communiquer avec ses membres.

4. Suggérez aux parents d’acheter régulièrement

Pour toutes les occasions possibles, rappelez les parents qu’il est possible de se procurer des cartes-cadeaux tout en amassant des dons en même temps. Cadeaux de Noël, cadeaux d’anniversaires, Saint-Valentin, ou toute autre occasion sont idéales pour se procurer des cartes-cadeaux à des fins d’achat ou afin d’offrir une carte-cadeau elle-même.

Préparez une liste pour chaque occasion d’acheter des cartes-cadeaux et suggérez-en quelques-unes pour ces occasions. Vous pourriez même donner un cadeau à la fin de l’année scolaire au membre ayant le plus contribué à la campagne! Faire des commandes récurrentes est aussi une excellente façon de s'assurer qu'ils commandent régulièrement et d’obtenir de meilleurs résultats.

N’oubliez pas de débuter en les suggérant de se procurer les effets scolaires de l’année avec des cartes-cadeaux!